問題提起：
保育園の予算管理が適切に行われていない場合、経営が不安定になり、赤字やサービスの質低下、最悪の場合は閉園に追い込まれるリスクもあります。あなたの保育園の予算、果たして十分に管理されていますか？
記事を読んでわかること：
この記事では、保育園の予算管理の重要性とそのリスクを具体的に解説します。さらに、予算項目の詳細や予算作成のステップ、効率的な予算管理方法、よくある質問への対応策についても詳しく紹介します。
記事を読むメリット：
この記事を読むことで、保育園の予算管理の基本を理解し、経営の安定化やサービスの質向上に繋がる具体的な対策を学べます。予算管理の効率化や外部専門家の活用方法も紹介しているため、実践的な知識を身につけることができます。
はじめに
保育園の経営において予算管理は基盤となります。予算管理を通じて、経営者は保育園の資金の流れを把握し、効率的に資源を配分することができます。これにより、日常的な運営の安定化や、予期しない事態に備えるための準備が整います。
なぜ保育園の予算管理が重要なのか？
予算管理が不十分な場合のリスク
赤字経営
予算管理が不十分だと、収入以上に支出が増え、赤字に陥る可能性があります。これは保育園の存続に直結する深刻な問題です。
サービスの質低下
経営が不安定になると、保育士の給与カットによる離職率の増加とモチベーションの低下、また施設のメンテナンスが行き届かなくなり、安全性が担保できなくなります。結果としてサービスの質、ひいては保育の質そのものが低下する恐れがあります。
法令違反
適切な予算管理ができていないと、法令に基づく必要な支出（社会保険料、税金など）が滞るリスクがあります。
このように、予算管理をおろそかにした結果、最悪の場合経営が立て直せず、園の閉園に繋がることがあります。
予算管理を徹底することで得られるメリット
経営の安定化
予算管理により、経営状況をと今後の見通しを早期に把握できるようになり、収入と支出をバランス良く管理することで、安定した経営が可能になります。
事業拡大の基盤作り
無駄な支出を減らすことで、余剰資金を確保でき、新しいサービスの導入や施設の拡張が検討できるようになります。安全性の確保と独自のサービス提供は、保育園のブランド価値をあげることにも繋がります。
スタッフの満足度向上
予算管理がしっかりしていれば、必要な人員の確保や適切な給与・福利厚生を提供でき、スタッフのモチベーションが向上します。また先進的なシステムの導入も検討できるようになると、スタッフの業務負荷軽減にも繋がる可能性があります。
以上の様に予算管理を行う事で、園の経営は安定し、結果として保育の質が向上に繋がります。
保育園の予算項目を徹底解説
予算は主にBS項目（損益計算書の項目）に関して設定されます。今回はわかりやすく以下のようなものが対象になると考えてください。
人件費
- 職員の給与：保育士、事務職員、栄養士など全スタッフの給与。
- 賞与：年2回（夏季、冬季）など、決算期に支払われるボーナス。
- 社会保険料：健康保険、厚生年金保険、雇用保険、労災保険などの会社負担分。
物品費
- 保育用品：おもちゃ、教材、絵本など。
- 食費：給食費、調理器具、食材の購入費用。
- 光熱費：電気、水道、ガスなどの公共料金。
設備費
- 施設の修繕費：建物のメンテナンス、修繕費用。
- 備品購入費：机、椅子、遊具などの大きな備品の購入費用（資金的な面での予算）
- 減価償却費：上記のような大きな設備は償却期間に渡り、費用を計上します。
広報費
- ホームページ作成：ホームページの制作・運営費用。
- イベント開催費用：保育園の説明会や親子イベントの費用。
その他
- 保険料：施設の保険、火災保険など。
- 税金：法人税、消費税など。
予算作成のステップ
予算期間の設定
通常、1年間を単位として予算を設定します。ただし、季節ごとの収入や支出の変動を考慮して、四半期ごと或いは月ごとに細分化することも重要です。また事業計画に合わせて期間を設定することも可能です。
前年度実績の分析
前年度の収入と支出を詳しく分析し、どの項目で予算オーバーが発生したか、どの部分で節約ができたかを把握します。この分析が次年度の予算作成の基礎となります。予算策定が初めての場合でも、前年度の実績を参考に予算を作成する事が有効です。
予算の策定
収入と支出のバランスを考えながら、具体的な予算を策定します。この際、見込まれる収入と支出を積み上げて利益までを計算する方法と、目標の利益額から収入と支出を決定していく２つのアプローチ方法がありますが、どちらの方法を取るに際しても、無理のない現実的な予算を設定することが重要です。
収入の見込み
保育園の収入は主に以下の2つが大きく占めます。園児の定員数などから計算をすることが可能です。
- 保育料：子ども一人当たりの保育料を基本に、年間の総収入を計算します。
- 補助金：自治体や政府からの補助金の見込み額を算出します。
支出の見込み
前述した各項目別に、必要な支出を見積もります。特に大きな支出となる人件費や設備費については、慎重に見積もりを行います。
予算の承認
策定した予算を保育園の経営陣や取締役会・理事会などに提示し、承認を得ます。全員が予算に対する理解を深めることが重要です。
予算実行と管理
予算執行状況の定期的なチェック
毎月や四半期ごとに、予算の執行状況を確認します。実際の支出が予算内で収まっているかをチェックし、不足があれば即座に対応します。
予算と実績の比較分析
予算と実際の支出を比較し、差異が生じた場合、その原因を分析します。例えば、予算を超過した理由が一時的なものか、恒常的な問題かを判断します。
差異が生じた場合の対応
予算オーバーが発生した場合は、以下のような対応策を検討します。
- 支出の削減：不要不急の支出を見直し、削減できる項目を探します。
- 収入の増加：新しい収入源を見つけたり、既存の収入を増やす方法を検討します。
補正予算の作成
大きな変動が発生した場合や、予期しない支出が発生した場合は、補正予算を作成します。これにより、柔軟に予算を調整し、経営を安定させます。
予算管理の注意点
法規制への対応
保育園に関する法規制を遵守することが必要です。例えば、労働基準法や社会保険法に基づく支出項目を確実に予算に組み込むことが求められます。
突発的な支出への備え
予期しない支出に備えるための予算を確保しておくことが重要です。例えば、緊急の修繕費用や予想外の物価上昇に対応するための予備費を設定します。
収支のバランスを保つための工夫
収入と支出のバランスを常に意識し、無理のない予算設定を行います。資金繰りの要素も大きいですが、例えば、余剰資金を積立て、将来的な大きな支出に備えることが考えられます。
将来を見据えた予算計画
短期的な視点だけでなく、長期的な視点で予算を計画します。例えば、施設の老朽化対策や新しいサービスの導入に備えるための中長期的な予算を設定します。事業計画ともリンクさせるとなお良いでしょう。
予算管理を効率化する方法
予算管理ソフトの活用
予算管理専用のソフトウェアを使用することで、複雑な計算やデータの管理が簡単になります。例えば、予算の策定から実績の追跡までを一括して管理できるソフトがあります。またこれらのソフトの選定にあたり、クラウドサービスを利用すれば、いつでもどこでも予算状況を確認でき、複数の担当者が同時に作業することも可能です。さらに会計ソフトと予算管理ソフトを連携させることで、収支データの自動更新や、予算と実績の比較が容易になります。これにより、データ入力の手間が省け、精度の高い管理が可能となります。
予算管理担当者の育成
専門的な知識を持つ予算管理担当者を育成することが重要です。予算管理に関する研修やセミナーに参加させることで、スキルアップを図りましょう。
外部専門家の利用
予算策定や実績比較を外部の専門家やBPOサービスに依頼する事も有効です。限られた社内のリソースを事務的作業に割く事が避けられ、専門的知識を新たなスタッフを採用するよりも、安く効果的に利用する事が可能になります。
予算管理に関するよくある疑問
予算が赤字になった場合どうすればいいか？
実績ではなく、予算が赤字になるという事は、現状のままでは今後の経営は悪化されると予想されます。園の存続にも大きな影響を与えるため、以下のような対策を講じることが重要です。
- コストカット：不要不急の支出を見直し、削減できる部分を探します。例えば、業務効率化のためのシステム導入や、省エネ対策、外部委託の利用を検討します。短期的な資金の流出となる可能性がありますが、システムや外部委託は業務の効率化にも繋がります。長期の予算で考えた時のコストカットになるかも重要な視点です。
- 収入の増加：新しい収入源を見つけるか、既存の収入を増やす方法を模索します。例えば、保育サービスの追加提供や、認可外の保育園であれば保育料の適正な見直しを行います。また主要な収入とは異なりますが、保育外のサービスや事業展開を考えるのも一つの方法です。
- 融資の検討：まずは一時的な資金不足を補うために、金融機関からの融資を検討します。この際、将来的には黒字展開できるような事業計画、そして返済計画を明確に立てることが重要です。
予算オーバーを防ぐにはどうすればいいか？
予算オーバーを防ぐためには、以下のようなポイントに注意します。
- 定期的なモニタリング：予算と実績を定期的に比較し、早期に異常を発見することが重要です。これにより、早めに対策を講じることができます。予算は作成して終わりではなく、随時実績と比較分析することが重要です。
- リスク管理：予期しない支出に備えて、リスク管理を徹底します。予算管理と共に社内の予算権限や承認経路を策定し、予算外の費用を防ぐ、或いは早期に把握することができるようにします。また予算策定に際し、保険加入を検討したり、あまりお勧めはしませんが、予備費を設定することも考えられます。
- 適正な見積もり：予算作成時に、実際の支出をできるだけ正確に見積もることが必要です。過去のデータを参考にし、現実的な予算を設定します。単純に「前期がこれだけかかったから、今期も同じくらいにしよう」というような設定でなく、前期かかった費用をしっかり細分化し、削れるところ、引き続き必要になるところ、今後新たにかかるであろうところの3つの視点で予算を作成します。
まとめ
保育園の予算管理は、経営の安定化とサービスの質を維持するために極めて重要です。適切な予算管理を行うことで、経営者は資金の流れを効率的にコントロールし、長期的な視点で保育園の成長を図ることができます。この記事では、予算管理の基本から具体的なステップ、注意点や効率化の方法、そしてよくある質問に対する回答までを詳しく解説しました。これらのポイントを参考にして、保育園の予算管理を見直し、より健全な経営を目指しましょう。
予算管理に関する具体的なアドバイスやサポートが必要な場合は、弊社のような専門家に相談することをお勧めします。経営の安定化と成功のために、しっかりとした予算管理を行っていきましょう。